The BSP is an organization driven by its mission to protect the citizens as well as the vitality of its employees. These characteristics inspire our culture, which focuses on people, skill development and teamwork. Guided by our values of respect, integrity, accountability and openness, we create intra- and inter-team synergy that enables us to accomplish our tasks and offer good quality services.
Working at the BSP is for people who want to:
- Take on exciting challenges
- Enrich the organization with their experience
- Work as a team
- Fully embrace our values
The BSP offers:
- A friendly work environment
- Flexible hours
- A range of employee benefits
- An opportunity for professional development
We would be delighted to meet you! You may apply anytime if our mission and work environment appeal to you. Email us your resume and a cover letter to carriere@bspquebec.ca.
They will be kept on file for one year.
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(FRENCH ONLY)
Spécialiste en gestion documentaire
Type de poste : Professionnel
Statut : Temporaire - mandat de 24 mois
Horaire du poste : 35 heures / semaine
Direction : Direction, information et traitement des permis
Supérieur immédiat : Contrôleur de projets, transformation numérique
Poste sous sa responsabilité direction : Aucun
DESCRIPTION DU POSTE
Sous la supervision du Contrôleur de projets, transformation numérique, le Spécialiste en gestion documentaire a pour mission de concevoir, structurer et optimiser la gestion des documents numériques et physiques de l’organisation. Il est un acteur essentiel dans la modernisation des pratiques documentaires en intégrant des solutions technologiques tout en assurant la conformité réglementaire en soutenant l’intégration d’outils numériques destinés à optimiser la sécurité des données et l’efficacité des processus. Dans le cadre du projet de transformation numérique du BSP, il sera un acteur clé dans la mise en place de systèmes de gestion de documents numériques (GED) tout en favorisant l’adoption des outils collaboratifs et des pratiques numériques au sein de l’organisation.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS /ACTIVITÉS
Évaluation et Organisation des Archives
- Analyser les fonds documentaires existants et évaluer leur intégration dans le projet de transformation numérique.
- Classer et organiser les documents numériques selon un plan de classement adapté.
- Réviser la conservation et la classification des documents physiques.
Numérisation et Conservation
- Garantir la conservation numérique des archives en suivant les meilleures pratiques en matière de sécurité et de pérennité des données.
- Mettre en place et administrer des systèmes de gestion de documents numériques (GED) (ex. SharePoint).
Mise en Place de Systèmes d’Archivage
- Collaborer avec les équipes informatiques pour concevoir et mettre en œuvre un système d’archivage numérique efficace et accessible.
- Développer des procédures de gestion des documents numériques, y compris des politiques de conservation et de destruction.
- Accompagner les équipes dans l’adoption des outils numériques et des bonnes pratiques.
Veille Réglementaire et Normative
- Assurer la conformité des pratiques d’archivage avec les réglementations en vigueur (RGPD, AIPRP, etc.).
- Définir et appliquer des politiques de gouvernance de l’information, incluant la sécurité et la confidentialité des données.
EXIGENCES
- Diplôme de premier cycle axé sur la gestion documentaire, archivistique, sciences de l’information, ou domaine connexe ou toute autre formation jugée équivalente
- Expérience préalable, d’au moins 3 ans en gestion documentaire numérique idéalement dans un contexte de transformation numérique.
- Connaissance des normes et réglementations en matière d’archivage et de protection des données.
- Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement.
- Ne pas avoir d’empêchement judiciaire en lien avec l’emploi.
QUALITÉS REQUISES
- Rigueur et sens de l’organisation.
- Autonomie et capacité d’adaptation.
- Esprit analytique et souci du détail.
- Facilité à s’exprimer de façon professionnelle à l’oral et à l’écrit.
- Courtoisie et dynamisme.
- Aptitude à travailler en équipe.